Tout sur le PV d'AG

Vous avez passé l’étape de la clôture des comptes annuels avec la transmission de toutes les formalités administratives. Il vous en reste une dernière pour clôturer cette année en beauté : l’approbation des comptes avec l’affectation du résultat de l’exercice clos.

Nous vous présentons ici les différentes modalités et intérêts de procéder à cette formalité administrative.

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Qui doit effectuer cette modalité ?

L’approbation des comptes avec affectation du résultat est obligatoire pour toutes les sociétés commerciales imposées à l’Impôt sur les Sociétés (IS) ayant clôturé leurs comptes et ayant procédé à l’envoi d’une liasse fiscale.

 

En ce qui concerne l’affectation du résultat d’une entreprise individuelle, cela fonctionne différemment. En effet, le gérant peut s’attribuer ici une rémunération à n’importe quel moment de l’année : il peut retirer à sa guise l’argent dégagé par son activité.

Les bénéfices réalisés à chaque exercice, qu’ils aient été prélevés ou non, seront soumis en totalité à l’impôt sur le revenu de l’entrepreneur.

Par ailleurs, dans le cas d’une association, le résultat ne peut être qu’affecté aux réserves obligatoires et libres de l’association car il n’y a pas de notion de bénéfice/perte ou de dividendes.

 

Qu’est-ce que l’affectation du résultat ?

Le résultat d’une activité peut être positif (un bénéfice) ou négatif (un déficit). Il est alors légalement et comptablement obligatoire que les associés décident ensemble si ce bénéfice sera réinvesti dans l’entreprise ou distribué entre les actionnaires. Pour rappel, il est obligatoire d’affecter 5% de ce bénéfice à la réserve légale (jusqu’au moment où cette réserve aura atteint 10% du montant du capital social). Les 95% des bénéfices restants pourront être distribués en dividendes ou être réinvesti dans l’entreprise pour poursuivre son développement.

 

Quand doit-on effectuer cette modalité ?

Le procès-verbal d’approbation des comptes doit se tenir obligatoirement dans les 6 mois suivant la date de clôture de l’exercice concerné. L’affectation du résultat est une des résolutions devant être approuvée lors de cette Assemblée Générale Ordinaire (AGO).

 

Comment effectuer cette modalité ?

Après avoir tenu l’Assemblée Générale Ordinaire, pour procéder à l’envoi du procès-verbal (PV), le plus simple, le plus sécurisé et le plus rapide est de passer par infogreffe. Le destinataire du PV est le Tribunal de commerce. Vous pouvez également procéder à un envoi papier au Greffe de votre Tribunal de commerce.

 

Pourquoi effectuer cette modalité ?

Cette modalité est obligatoire puisqu’elle indique de façon juridique que les associés se sont réunis pour approuver les comptes clôturés et ont décidé de l’affectation du résultat comptable. Faisant partie des documents comptables obligatoires à déposer, tout infraction à cette obligation est sanctionnée d’une amende de 1500€.

 

Par qui doit-être effectuée cette modalité ?

Le représentant de la société clôturant les comptes peut réaliser cette modalité directement sur infogreffe. S’il y a une pluralité d’associé, c’est le président ou le gérant qui doit effectuer cette modalité.

Si vous décidez de déléguer cette tâche à un notaire ou à votre expert-comptable, il faudra ajouter dans les documents à transmettre à votre représentant, une délégation de pouvoir afin qu’il puisse effectuer la formalité en votre nom.

 

Quel est le coût global de la formalité ?

Si vous effectuez ces formalités par vos propres moyens, le coût est nul, il n’y aura que les frais de greffe à payer.

Si vous faites appel à un expert-comptable ou un notaire, cela dépend du tarif de la prestation. Vous pouvez compter quelques centaines d’euros, mais vous n’aurez effectivement rien à faire.

Vous pouvez également faire cela par le biais d’une plateforme juridique en ligne. Comptez entre 49€ et 149€ hors frais de greffe.

 

En ce qui concerne les frais de greffe : le PV D’AG d’approbation des comptes contenant la proposition d’affectation du résultat de l’exercice clos est transmis au Greffe du Tribunal de commerce en même temps que les comptes annuels (compte de résultat, bilan, annexe) et les différents rapports (rapport de gestion, rapport du Commissaire aux Comptes, …)

 

Le dépôt des comptes peut s’effectuer de 3 façons différentes, ce qui fait également varier le coût de la formalité (tarifs en vigueur au 01/01/2021) :

  • au guichet (sur place, 43.85€),
  • par correspondance (courrier, 45.20€ par chèque),
  • ou en ligne (sur internet, 45.87€ par virement).

Ces frais comprennent les frais de greffe (rémunération du greffier = émoluments), les frais de publication au BODACC, des frais liés à l’INPI, des frais postaux ainsi que la TVA.

 

Quelles sont les règles de quorum et de majorité ?

Lors de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes dans une société commerciale, des règles de quorum et de majorité doivent être respectées pour que les délibérations de l’assemblée puissent être adoptées.

Ces règles dépendent de la forme juridique de la société. Une grande liberté est laissée aux SAS pour pouvoir fixer ces règles dans les statuts.

 

Le quorum est le seuil de participation à atteindre pour qu’une délibération puisse être soumise au vote des associés. Il peut être fixé en nombre de titres ou en nombre de participants.

 

La majorité est le seuil à atteindre pour qu’une délibération soit votée par l’assemblée. Si la majorité n’est pas atteinte, la décision soumise au vote des associés et refusée. Elle peut être fixée en fonction du capital, du nombre de titres ou des associés présents ou représentés.

 

NB : Ces règles changent également en fonction du type d’assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) et en fonction de la décision prise (dans certains cas, certaines décisions doivent obligatoirement être prises à l’unanimité des associés).

 

Quelle est la procédure en cas de pluralité d’associés ?

Si votre société a deux ou plusieurs associés, il faudra au préalable les convoquer à l’assemblée générale (AG) d’approbation des comptes.

A cet effet, vous devez leur envoyer :

-       La convocation à l’assemblée générale. Le délai peut varier en fonction des statuts. En règle générale, la convocation se fait au moins 15 jours avant la date de l’AG.

-       Tous les documents susceptibles d’influencer leur décision pour affecter le résultat :

  • Statuts
  • Comptes annuels clôturés
  • Les éléments qui seront à l’ordre du jour lors de cette AG

 

Quelle est la composition du procès-verbal et de la documentation complémentaire ?

  1. PV d’AG :

-       Le procès-verbal d’AG doit comporter au minimum :

  • La date
  • Le lieu
  • L’heure
  • L’identification de la société
  • Les associés présents ou représentés avec leurs parts respectives
  • La désignation du Président de séance
  • L’ordre du jour
  • Les résolutions prises en fonction de l’ordre du jour et l’indication si elles sont acceptées ou non par les associés.

-       Focus sur la résolution de l’affectation du résultat :

  • Si le résultat comptable est négatif, il est automatiquement mis en report à nouveau
  • Si le résultat comptable est positif, il y des obligations à respecter et certains choix à faire :

è La dotation d’une réserve légale est obligatoire dans les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés par actions (les EI, SNC et sociétés civiles ne sont pas concernés).

Il faudra donc affecter au moins 5% du résultat à la réserve légale, jusqu’à que celle-ci atteigne 10% du capital social.

Attention : selon les statuts, il peut vous être imposé de constituer une réserve statutaire qui peut vous servir de matelas de sécurité en cas de défaillance de votre société. Référez-vous à vos statuts afin de vous assurer de l’existence ou non de cette réserve statutaire.

è Vous pouvez affecter le bénéfice entièrement dans la société en report à nouveau ou en réserve.

è Vous pouvez vous verser des dividendes (attention aux actions de préférence pour la détermination de la répartition du dividende).

 

  1. Documents complémentaires :

-       Pouvoirs en vue des formalités :

Uniquement requis si un tiers (expert-comptable ou notaire) s’occupe d’effectuer les formalités pour vous. Par cet acte, le président délègue au tiers son pouvoir d’effectuer la formalité à sa place

 

-       Les comptes annuels signés par le président en précisant :

  • Date
  • Heure
  • Qualité
  • Lieu
  • La mention « Comptes certifiés conformes à l’orignal »

-       Non publication des comptes :

Si vous ne souhaitez pas que vos comptes soient rendus publics, il faut ajouter dans la documentation une lettre exprimant votre volonté que les comptes ne soient pas rendus publiques.

-       Rapport de gestion :

Celui-ci est obligatoire, sauf pour les sociétés qualifiées de « petites entreprises ». Pour être une petite entreprise, la société ne doit pas dépasser 2 des 3 seuils suivants à la clôture de l’exercice

  • Total bilan : 4 millions d’euros
  • CA net : 8 millions d’euros
  • Nombre moyen de salariés pendant l’exercice : 50

Qu’est-ce qu’un Registre des procès-verbaux ? Dois-je en créer un ?

De manière générale, tous les procès-verbaux d’assemblées générales (y compris ceux relatifs à l’approbation des comptes et à l’affectation du résultat) doivent être soigneusement conservés étant donné leur importance au niveau juridique et administratif.

 

Il est fortement conseillé de tenir un registre des assemblés générales, permettant d’ordonner, de conserver et de retracer les procès-verbaux. Cependant, la tenue de ce registre n’est pas une obligation légale.

 

Pour conclure :

 

La décision d’affectation du résultat doit être notifiée dans le procès-verbal de l'assemblée d'approbation des comptes, ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée.

Cette formalité est obligatoire et doit être réalisée dans les six mois suivant la clôture des comptes. Son non-respect est sanctionné par une amende.

 

Pour toute interrogation sur le calcul de votre réserve légale, du montant à du résultat à affecter, le calcul des dividendes pour vos actions de préférence ou la rédaction de votre PV d’AG, contactez notre équipe, nous nous ferons un plaisir de répondre à vos interrogations : contact@akoneo.fr

 

Sources :

https://www.l-expert-comptable.com/a/37382-l-affectation-du-resultat-benefices-en-dividendes-ou-reserve.html#:~:text=L'entreprise%20dispose%20de%20moyens,de%20l'affectation%20du%20r%C3%A9sultat.

https://www.greffe-tc-paris.fr/procedure/depot_comptes_sociaux

https://www.lecoindesentrepreneurs.fr/cout-depot-comptes-annuels/

https://www.entreprises-et-droit.fr/assemblee-generale-sarl-sas-sas-quorum-et-majorite/

https://www.lecoindesentrepreneurs.fr/reserve-legale-definition-dotation-fonctionnement/#:~:text=Quel%20est%20le%20montant%20%C3%A0,atteigne%2010%25%20du%20capital%20social.

https://www.legalplace.fr/guides/registre-assemblee-generale/

https://www.legalstart.fr/fiches-pratiques/comptabilite/rapport-de-gestion/